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Cuando dar feedback por escrito o verbalmente

Saber dar feedback y que este sea efectivo, no tiene nada que ver con dar nuestra opinión. El objetivo de todo feedback es que la persona tome conciencia de lo que ha ocurrido y sepa qué elementos tiene que introducir, mantener y eliminar para una mejora en sus habilidades. Pero ningún feedback será efectivo si no procuramos que con él la persona a quien va dirigida nuestra retroalimentación realice un cambio duradero.

Feedback vs opinión

Los pilares de todo buen feedback tiene que ver con la toma de conciencia por parte de la persona a quien proporcionamos retroalimentación, una reflexión que le ayude a entender qué debe incorporar, mantener y eliminar de su comportamiento o hábito y finalmente un aprendizaje que derive en un cambio observable. Una mejora en su rendimiento.

Y, sin embargo, solemos confundir esta herramienta para el aprendizaje y desarrollo con dar nuestra opinión. O lo que viene a ser lo mismo un “yo lo que haría sería…”, “yo que tú …”, “¿has probado con…?” Es decir, dejamos a un lado la información subyacente en aquello que quieres retroalimentar y no provocamos ni la conciencia, ni la reflexión ni el aprendizaje. Por tanto, solo tienes derecho a dar tu opinión si está informada.

Para saber dar feedback, y también recibirlo, hay que ser precisos y describir qué aspecto te ha llamado la atención, exponerlo con claridad, explorar opciones de mejorar, empatizar y hacer partícipe a la otra persona de nuestra visión. Vamos, que no consiste en soltar un listado de cosas a mejorar y terminar con un “espero que te haya servido”.

No es cierto que se tenga derecho a dar cualquier opinión. Se tiene derecho a dar una opinión informada. Nadie tiene derecho a ser un ignorante

Harlan Ellison

Puesto que el feedback se basa en un acto pasado para crear el futuro a través de acciones en el presente, este no suele ser bienvenido. Es habitual que las personas que reciben feedback sientan que se las está atacando y se pongan a la defensiva. Por eso hay que saber darlo y tener muy en cuenta la empatía hacia el interlocutor.

Emociones en el feedback

Las emociones asociadas a recibir y dar un feedback pueden resultar incómodas y generar un clima de confianza se hace necesario para que se rebaje la emocionalidad. Recuerda que lo que se pretende con un feedback efectivo es una mejora en el rendimiento o un cambio en el comportamiento y ambos, sobre todo el último puede entenderse como una afrenta personal.

Feedback escrito o verbal

Pero volviendo al tema principal que nos ha llevado hasta aquí. ¿Cuándo debemos dar feedback por escrito y cuándo verbalmente? La respuesta no es sencilla y tendemos a equivocarnos más de la cuenta al creer que si es por escrito es más rápido y nos evitamos posibles confrontaciones con la otra persona. O peor aún, no damos feedback porque no queremos dañar los sentimientos de la otra persona o generar un clima difícil y se nos olvida que el feedback una acción colaborativa, de co-creación.

Como vemos, la retroalimentación es compleja e influyen múltiples factores para que sea efectivo. Para saber si damos feedback por escrito o verbalmente, tenemos que tener en cuenta el contexto, los objetivos del feedback y la persona que lo recibe. Saber cuándo aplicar uno u otro desarrollará aún más nuestra inteligencia comunicativa y emocional.

Escrito

  • Hazlo con tiempo, es permanente. Aunque creas que ofrecer feedback por escrito es más rápido porque te evitas una conversación y que además esta sea difícil, has de dedicarle tiempo a elegir las palabras y la orientación adecuada. El lenguaje ha de ser positivo y has de mostrar claros signos de empatía, entendimiento, gratitud. Esto te permitirá rebajar la emocionalidad de recibir un correo con un feedback- a menudo no solicitado-. Piensa mucho lo que cas a decir y cómo vas a decirlo y revisa varias veces antes de enviar el posible tono que puede tener recibir una retroalimentación.
  • Rescatar lo dicho en una conversación. Si quieres dar instrucciones, siguientes pasos, sería bueno que, tras hablarlo, puedas resumir por escrito el feedback. Sé explícito/a en los cambios que quieres implementar en el futuro y ayúdalos a conseguirlo.
  • Dar tiempo. Cuando queremos que la otra persona pueda reflexionar sobre aspectos de tu feedback, hacerlo por escrito puede ser una buena opción. Si proporcionan preguntas que inciten a la reflexión, ayudarás a que la conversación posterior sea más fluida ya que les permitió pensar en ello de antemano.

Verbalmente

  • Ya hemos dicho que el feedback es complejo y por tanto, existen multitud de situaciones en las que se hace necesaria una conversación para analizar y entender mejor el rendimiento o comportamiento que se quiere mejorar con nuestro feedback. Mantener una conversación va a permitir atender a la complejidad del problema y construir nuevas soluciones juntos.
  • Para hacerlo verbalmente, hemos de poner en marcha otras habilidades de la comunicación que nos permitirá dirigir ese feedback hacia la parte positiva y afectiva. Hablamos de la comunicación no verbal y  la verbal. Al igual que en el feedback escrito, las palabras empleadas han de ser precisas para poder entender la situación y guiar hacia una solución. Esto pasa por crear la situación óptima para mantener una conversación en donde el ego desaparece.
  • Además, utilizar efectivamente la comunicación como herramienta te permitirá indagar en lo sucedido y promover la toma de conciencia por parte de la otra persona. Mantener una conversación con empatía capacita a la otra persona a reflexionar sobre lo acontecido y aprender para realizar un cambio. Sin duda, una buena conversación es la mejor manera de ofrecer feedback.

El truco más efectivo

Si quieres dar un feedback efectivo ten en cuenta:
Destaca una fortaleza que hayas visto en el rendimiento y comportamiento de la otra persona
Comparte lo que más valoras de tu trato con esa ella
Aporta oportunidades que les sirva para ampliar perspectivas y opciones.
Aporta con información complementaria a esa mejora, una app, un libro…
Formula preguntas que le hagan reflexionar y cómo nuevas opciones pueden mejorar su rendimiento.
Pregunta por algo breve pero importante
Comparte una experiencia o idea que permita a la otra persona entender mejor lo que les estás diciendo.
Aporta datos específicos y elimina cualquier palabra que no sea objetiva y se centre en la persona
Crea un compromiso en lugar de un cumplimiento
componentes de un feedback efectivo

Imagen pexels.

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